1. Bu Politika Neyi Kapsar?
Bu politika, Subtask'i (subtask.app) kullanırken hangi kişisel verilerin işlendiğini, hangi amaçla işlendiğini, kimlerle paylaşıldığını ve haklarınızı açıklar. Veri sorumlusunun kimliği ve iletişim bilgileri sayfanın sonundadır.
2. Önemli Ayrım: Kendi Verileriniz ve İşvereninizin Girdiği Veriler
Subtask iki farklı durumda kişisel veri işler ve bu ikisinin sorumluluğu farklıdır:
- Doğrudan bize verdiğiniz veriler: Hesap açarken girdiğiniz e-posta adresi, adınız ve iletişim formu üzerinden gönderdiğiniz mesajlar. Bu veriler bakımından veri sorumlusu biziz.
- İşvereninizin girdiği veriler: Şirketinizin İK modülünde tuttuğu özlük bilgileri, maaş, izin ve zimmet kayıtları. Bu verilerin hangi amaçla toplandığına ve ne kadar saklanacağına şirketiniz karar verir; bu veriler bakımından veri sorumlusu şirketinizdir, Subtask ise yalnızca veri işleyen sıfatıyla altyapıyı sağlar. Bu verilere ilişkin taleplerinizi öncelikle işvereninize iletmelisiniz.
3. İşlenen Kişisel Veriler
Hesap verileri: E-posta adresi, şifreniz (şifrelenmiş olarak), profil fotoğrafı, arayüz dili, son giriş zamanı ve pazarlama e-postası tercihiniz. Google veya Apple ile giriş yaparsanız, bu sağlayıcılardan gelen kimlik doğrulama bilgisi.
Özlük ve İK verileri (işvereniniz tarafından girilir): Ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası, cinsiyet, medeni hal, askerlik durumu, uyruk, ev adresi, telefon; maaş, para birimi, sicil numarası, çalışma tipi, işe başlama ve sözleşme bitiş tarihi; yüklenen özlük dosyaları; eğitim ve iş geçmişi; izin kayıtları ve izin notları.
Çalışan yakınlarının verileri: İşvereniniz yakınlarınıza ait ad, soyad, telefon, doğum tarihi ve T.C. kimlik numarası kaydedebilir. Bu kişiler Subtask kullanıcısı değildir; bu verilerin toplanmasından ve ilgili kişilerin bilgilendirilmesinden işvereniniz sorumludur.
Kullanım sırasında oluşan içerik: Sohbet mesajları ve ekleri, iş kayıtları, yorumlar, toplantı ve topik notları, eylem maddeleri, bilgi bankası dokümanları, hızlı notlar, yardım masası talepleri, duyurular ve zimmet kayıtları.
Denetim kayıtları: Uygulama içinde kimin hangi kaydı ne zaman değiştirdiği tutulur.
Teknik veriler: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, oturum kimliği; onay vermeniz halinde Google Analytics ölçüm verileri.
4. İşleme Amaçları
- Hesabınızı oluşturmak, kimliğinizi doğrulamak ve oturumunuzu sürdürmek
- Hizmeti sunmak ve ekibinizin verilerini birbirine bağlamak
- Hizmetle ilgili bilgilendirme ve işlem e-postaları göndermek
- Ücretli modül kullanımınızı hesaplamak ve faturalandırmak
- Hataları tespit etmek, güvenliği sağlamak ve kötüye kullanımı önlemek
- İzin vermeniz halinde ürün tanıtım e-postaları göndermek
- Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek
Pazarlama e-postalarını her e-postanın altındaki bağlantıdan veya hesap ayarlarınızdan tek tıkla durdurabilirsiniz.
5. Verilerin Paylaşıldığı Üçüncü Taraflar
Hizmeti sunabilmek için aşağıdaki hizmet sağlayıcıları kullanıyoruz. Verilerinizi bunun dışında kimseyle paylaşmıyor, satmıyor ve kiralamıyoruz:
- Sentry (hata takibi, Avrupa Birliği bölgesi): Uygulamada bir hata oluştuğunda hata kaydıyla birlikte IP adresiniz dahil teknik bilgiler gönderilir.
- SendGrid / Twilio (e-posta gönderimi): E-posta adresiniz, adınız ve gönderilen e-postanın içeriği.
- ImageKit ve Cloudinary (görsel depolama ve dağıtım): İş kayıtlarına ve bilgi bankasına yüklediğiniz görseller.
- Google Analytics (web analitiği): Yalnızca çerez onayı verdiyseniz.
- Google reCAPTCHA: Kayıt formunda bot koruması için cihaz ve tarayıcı bilgisi.
- Google ve Apple: Yalnızca sosyal giriş kullanırsanız, kimlik doğrulama amacıyla.
- Iyzico (ödeme): Kredi kartıyla ödeme yaparsanız kart bilgileriniz doğrudan Iyzico'ya iletilir ve Subtask sunucularında saklanmaz. Bize yalnızca ödemenin yapıldığı bilgisi ulaşır.
- Google Play: Android uygulamasından ödeme yaparsanız işlem Google Play üzerinden gerçekleşir.
Banka havalesi veya kripto para ile ödeme yaparsanız, ödemeyi eşleştirebilmemiz için girdiğiniz transfer bilgisi, gönderen adı veya cüzdan bilgisi bize ulaşır ve ödeme kaydınızla birlikte saklanır.
Ayrıca yetkili kamu kurumlarından gelen ve mevzuata uygun taleplerde bilgi paylaşmakla yükümlü olabiliriz.
6. Verilerin Nerede Saklandığı ve Yurt Dışına Aktarım
Subtask'in sunucuları ve veritabanı Avrupa Birliği / Avrupa Ekonomik Alanı içinde konumlandırılmıştır. Yukarıda sayılan hizmet sağlayıcıların bir kısmı Avrupa dışında bulunmaktadır. Bu nedenle kişisel verileriniz yurt dışına aktarılmaktadır. Hesap açarak ve hizmeti kullanarak bu aktarımın gerçekleştiğini bilerek hareket etmiş olursunuz.
7. Saklama Süreleri
Açık olmak gerekirse: şu anda verilerin çoğu için tanımlı bir otomatik silme süresi yoktur. Uyguladığımız kurallar şunlardır:
- E-posta adresi doğrulanmamış hesaplar 48 saat sonra otomatik olarak silinir.
- Hiçbir kullanıcısı kalmayan şirket kayıtları otomatik olarak silinir.
- Diğer veriler, siz veya şirketiniz silene ya da hesap kapatılana kadar saklanır.
Verilerinizin silinmesini istiyorsanız aşağıdaki adresten bize ulaşabilirsiniz. İşvereninizin girdiği özlük verileri için talebinizi öncelikle şirketinize iletmeniz gerekir.
8. Güvenlik
Şifreler şifrelenmiş olarak saklanır, bağlantılar şifreli kanal üzerinden kurulur ve verilere erişim rol bazlı yetkilerle sınırlandırılır. Buna rağmen internet üzerinden yapılan hiçbir veri iletiminin veya saklamanın %100 güvenli olduğunu garanti edemeyiz.
9. Haklarınız
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 11. maddesi uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Avrupa Birliği'nde bulunuyorsanız GDPR kapsamında erişim, düzeltme, silme, işlemenin kısıtlanması, veri taşınabilirliği ve itiraz haklarına sahipsiniz.
Taleplerinizi aşağıdaki iletişim adresine iletebilirsiniz.
10. Değişiklikler
Bu politikayı güncellediğimizde bu sayfada yayımlar ve aşağıdaki güncelleme tarihini değiştiririz. Önemli değişikliklerde kayıtlı kullanıcıları e-posta ile bilgilendiririz.